Электронный документооборот в сфере охраны труда: обзор программ

В связи с изменениями в ТК РФ в 2022 году вопрос организации ЭДО по охране труда стал актуален как никогда. На рынке довольно давно существуют универсальные решения по организации электронного документооборота, не ориентированные конкретно на охрану труда. Но в последнее время появились программы, разработанные специально для СОТ, учитывающие его запросы и специфику работы. В статье рассмотрели особенности и тех, и других.

31.03.22
8K

Cодержание статьи

    Арина Трескунова
    Редактор EcoStandard.journal

    Узкопрофильные программы

    1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    «Производственная безопасность. Охрана труда» — это конфигурация 1С:Предприятие версии 8.3. Программа позволяет:

    1. Вести базу данных о мероприятиях по ОТ в электронном виде (СОУТ, обучение и проверка знаний, охрана здоровья, учёт СИЗ и т.д.).
    2. Планировать и контролировать мероприятия (по устранению нарушений, результатам расследования НС и т.д.).
    3. Автоматически формировать отчёты по проведённым мероприятиям.
    4. Вести личные карточки сотрудников.
    5. Подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

    В 1С:Производственная безопасность. Охрана труда есть возможность подписывать документы только с помощью квалифицированной электронной подписи, но заказывать её придётся у сторонней организации-удостоверяющего центра, и это дорогостоящая процедура.

    Организация СОУТ

    Электронный документооборот по результатам проведения СОУТ можно организовать двумя способами.

    Загрузка внешнего файла формата *.xml или *.sout в систему. При его чтении отображается общее количество рабочих мест в организации и количество мест, где была проведена СОУТ.

    Загрузка внешнего файла с результатами СОУТ в 1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    Заполнение данных о СОУТ внутри самой программы. Пользователь может ввести список идентифицированных вредных факторов, перечень оборудования, данные о материалах и сырье, применяемых на рабочем месте.

    Внесение результатов СОУТ в программу в 1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    Также программа позволяет сформировать график проведения СОУТ, перечень РМ, подлежащих специальной оценке, и спланировать мероприятия по улучшению условий труда.

    На основе введённых данных система автоматически формирует отчёт 1-Т (условия труда).

    Автоматически сформированный отчёт № 1-Т в 1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    Учёт СИЗ

    Также программа позволяет организовать учёт и контроль обеспеченности средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами. Пользователь располагает следующей информацией о СИЗ:

    • их свойства;
    • нормы выдачи на предприятии;
    • количество находящихся в эксплуатации;
    • наличие на складах;
    • планирование их обеспечения;
    • цены от поставщиков.
    Учёт выдачи средств защиты в 1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    Также при выдаче система уточняет, с какого склада производится выдача и кто является материально ответственным лицом.

    Учёт наличия СИЗ на складе в 1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    Использование электронной цифровой подписи

    Использовать ЭЦП можно для любых видов документов и сохраненных файлов, которые загружены в систему или созданы внутри неё. Для этого необходимо зарегистрировать в системе уже существующую ЭЦП, выданную сторонним удостоверяющим центром, и подписывать ею документы.

    Использование ЭЦП в 1С:Производственная безопасность. Охрана труда

    EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Это онлайн-помощник специалиста по охране труда от компании «ОхраПро» (входит в ГК EcoStandard group). Программа участвовала в федеральном эксперименте Министерства труда по использованию в кадровых документах электронной подписи.

    EcoStandard soft включает в себя 4 компонента, позволяющих обеспечить полноценный электронный документооборот в организации:

    1. Сама система ЭДО (программное обеспечение), в которой хранятся документы и назначаются ответственные.
    2. Блок генерации документов (программа автоматически формирует необходимые документы по ОТ для каждого сотрудника).
    3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Можно выпускать неквалифицированные подписи (НЭП) внутри системы или использовать квалицицированные подписи (КЭП).
    4. Личный кабинет сотрудника (место, в котором сотрудник видит и подписывает документы с помощью ЭЦП).

    Принципиальное отличие системы от её аналогов — возможность создания внутри программы электронной цифровой подписи, необходимой для эффективной организации ЭДО. Подходит для работы как с электронной цифровой подписью (ЭЦП) в составе кадрового электронного документооборота, так и «по старинке» на бумаге.

    Дополнительно с помощью программы можно организовать дистанционное обучение сотрудников, отслеживать их прогресс и оценивать качество полученных знаний.

    Учёт выдачи СИЗ

    Для учёта выдачи СИЗ система предоставляет карточки СИЗ, в которых содержится информация о нормативном обосновании выдачи средств защиты (какие типовые отраслевые нормы регламентируют выдачу), а также личные карточки сотрудников, где указывается, сколько СИЗ по норме и по факту за определённый период получает тот или иной сотрудник.

    Личная карточка выдачи СИЗ кладовщику в EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Также в разделе доступна информация о сертификатах СИЗ и СиОС.

    Сертификаты используемых в организации СИЗ в EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Организация дистанционного обучения сотрудников

    В отличие от аналогов, EcoStandard soft предлагает организовать обучение сотрудников дистанционно. Соответственно, в систему ЭДО не только подгружаются данные о группах сотрудниках и сроках обучения, но и сами обучающие программы.

    Для начала специалист по охране труда формирует группу обучающихся и назначает им необходимые курсы.

    Назначение курсов учебной группе в блоке обучения EcoStandard soft (ex-Dva14)

    У каждого участника группы в личном кабинете отображаются назначенные курсы и прогресс их прохождения.

    Назначенные курсы в личном кабинете сотрудника EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Специалист по охране труда имеет возможность отслеживать прогресс прохождения назначенных курсов. Для этого он открывает доступную ему информацию о каждом сотруднике, где отображается статистика обучения: сколько курсов прошёл сотрудник, сколько уроков он посмотрел в каждом курсе, сколько итоговых тестов прошёл и т.д.

    Статистика обучения студента, доступная для просмотра специалисту по охране труда в EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Более того — специалист по охране труда может оценить эффективность прохождения курса, открыв детализацию обучения каждого студента. Если студент попытался пройти итоговый тест за 1 минуту, скорее всего, он не уделил должного внимания обучению — информация об этом будет видна в специальном разделе.

    Детализация попытки прохождения итогового теста по охране труда студента, доступная для просмотра в EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Выпуск и использование электронной цифровой подписи

    Как было сказано ранее, выпустить ЭЦП для сотрудника можно прямо внутри программы, не задействуя внешние источники. Для этого сотрудник в своём личном кабинете оставляет заявку на генерацию ЭЦП, для которой в систему загружаются необходимые документы: паспорт, фото сотрудника с паспортом и отсканированная написанная от руки заявка на ЭЦП.

    Заявка на генерацию ЭЦП в EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Эта заявка поступает администратору или HR-специалисту, который принимает решение о предоставлении ЭЦП. Если подпись была предоставлена, впоследствие можно отслеживать статус её действия: она может быть отозвана, приостановлена или просрочена.

    Теперь сотруднику доступна функция подписи документов с помощью ЭЦП.

    Личный кабинет сотрудника с документами, доступными для подписи с помощью ЭЦП в EcoStandard soft (ex-Dva14)
    Подписанный с помощью ЭЦП журнал учёта инструктажей, сформированный в EcoStandard soft (ex-Dva14)

    Для знакомства с программой доступна бесплатная демо-версия.

    КОТ

    Электронное рабочее место специалиста по охране труда, разработанное компанией «СМС-Информационные технологии».

    Система позволяет перевести в электронный вид работу по нескольким направлениям: обучение, медосмотры, СОУТ и ПРК, происшествия, аудиты, учёт СИЗ, планирование мероприятий в календаре и отчётная документация. Некоторые документы уже содержатся в системе: например, приказ о проведении медосмотра, допуск к самостоятельной работе, график проведения СОУТ и многое другое. Также по каждому направлению автоматически ведётся статистика.

    Возможность оформления и использования ЭЦП в системе КОТ не предусмотрена. Это значит, что система не позволяет обмениваться документами и подписывать их, но собирает их в одном месте в рамках электронной системы.

    Организация обучения

    КОТ помогает планировать обучение и инструктаж, напоминает о сроках действия удостоверений и фиксирует результаты обучения в карте сотрудника. На каждого обучающегося формируется список мероприятий, а также можно сформировать группы сотрудников и издавать документы на всю группу.

    Интерфейс модуля «Обучение» КОТ

    Организация медосмотров

    С помощью модуля «Медосмотры» можно получать информацию о пройденных и предстоящих медосмотрах сотрудника, планировать и формировать группы для прохождения МО, информировать ответственных лиц и вести учёт COVID-19.

    Интерфейс модуля «Обучение» КОТ

    Учёт СИЗ

    Модуль «ССС» позволяет организовать учёт средств индивидуальной защиты: в одном месте хранится информация о всех закупаемых СИЗ, сроки их использования, планируется замена и выдача средств защиты и бюджет на их закупку.

    Интерфейс модуля «ССС» КОТ

    Универсальные программы

    Применение универсальных систем для организации ЭДО в охране труда возможно в следующих случаях:

    • организация собирается перевести все процессы всех отделов в ЭДО, не выделяя охрану труда в отдельный блок;
    • у организации уже есть такая система, и теперь туда будет интегрирована охрана труда.

    У всех универсальных систем меньше возможностей для специалиста по охране труда по сравнению с узкопрофильными программами, и организовать работу в них получится менее эффективно. Тем не менее, они более распространены и могут быть дешевле в использовании, так как охватывают большее количество отделов.

    СБИС

    Программа от компании «Тензор», позволяющая объединить в экосистему все процессы, происходящие в компании.

    Электронный документооборот с внешними контрагентами — наиболее часто используемая опция. Эта функция позволяет заключать договора с компаниями, которые также пользуются программой, и подписывать их с помощью ЭЦП.

    В рамках внутреннего документооборота СБИС позволяет:

    1. Выпустить ЭЦП через удостоверяющий центр «Тензор» и согласовывать с её помощью документы.
    2. Вести учёт и обмениваться распорядительными документами, письмами, заявками и т.д.
    3. Формировать шаблоны документации (например, журналы и приказы по охране труда).
    4. Привязывать документацию к разным участкам бизнес-процесса.
    5. Контролировать качество выполнения задач работниками, вести учёт и контроль рабочего времени.

    СБИС может интегрироваться в 1С, SAP и Docvision, а также в корпоративные веб-порталы.

    Главный экран СБИС

    Несмотря на отсутствие встроенных блоков по обучениям, медосмотрам и СОУТ, система легко видоизменяется с помощью покупки дополнительных надстроек, а также является одной из самых популярных на рынке, что может значительно упростить задачу её освоения.

    Контур. Диадок

    Универсальный инструмент для организации электронного документооборота в бизнес-процессах от компании «СКБ Контур».

    С помощью программы можно:

    1. Получить ЭЦП (через удостоверяющий центр «СКБ Контур») и использовать её для подписания документов.
    2. Обмениваться документами с контрагентами, у которых установлена программа.
    3. Согласовывать, подписывать и хранить документы внутри компании.
    4. Представлять документы в контролирующие органы.
    Отправка документа внешнему контрагенту в Контур. Диадок
    Отправка акта на согласование внутри компании в Контур. Диадок

    Программу можно интегрировать в 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics.

    HR Link

    Программа для организации электронного кадрового документооборота от компании «БФТ».

    HR Link позволяет:

    1. Создавать ЭЦП для сотрудников (через аккредитованные удостоверяющие центры-партнёры программы) и согласовывать документы с её помощью.
    2. Хранить внутренние документы компании.
    3. Подписывать кадровые документы, используя портал «Работа в России» и авторизацией через Госуслуги.
    4. Вовлечь сотрудников в корпоративную цифровую среду компании, интегрируя инструмент с другими корпоративными сервисами.
    Уведомление на почте о поступлении документа на согласование в HR Link
    Документ для подписи в HR Link
    Подписание документа сотрудником через портал «Работа России» с доступом через Госуслуги

    Программу можно интегрировать в 1С:ЗУП, а к другим популярным системам (SAP, 1C, Босс-Кадровик, Битрикс) она подключается через API (специальный интерфейс программы или приложения, с помощью которого одна программа/приложение может взаимодействовать с другой).

    Сравнительная таблица

    31.03.22
    8K
    0
    Чтобы написать комментарий, авторизуйтесь
    Тут будут ваши комментарии.
    Напишите, пожалуйста