Как провести аудит документации по охране труда

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

СУОТ

В первую очередь в любой организации должна быть создана система управления охраной труда (СУОТ). Как правило, она прописана в Положении о системе управления охраной труда — главный документ, регулирующий все процессы по ОТ в организации. В каком виде должно быть Положение, законом не регламентировано, но оно обязательно должно описывать:

• политику и цели в области охраны труда;
• управление охраной труда в организации, т.е. ответственных лиц и их роли в обеспечении охраны труда;
• проведение основных мероприятий по охране труда;
• обеспечение функционирования СУОТ.

В соответствие с положением организовываются все дальнейшие мероприятия по охране труда. Расскажем подробнее о каждом из них.

Обучение

Организация обучения и необходимые документы утверждены постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» (далее — Постановление). Рассмотрим, какие документы должны быть подготовлены для каждого вида обучения.

Инструктажи

Процесс проведения инструктажей обязательно должен быть описан в положении о СУОТ. Документы, необходимые для проведения:

1. Приказ о назначении ответственного за инструктаж.
2. Программы вводного инструктажа, первичного инструктажа на рабочем месте и повторного инструктажа по охране труда.
3. Инструкция по охране труда для проведения инструктажа на рабочем месте.

Инструкции разрабатываются руководителем работ по профессии или по виду выполняемых работ, порядок разработки регламентируется приказом Минтруда РФ от 29.10.2021 № 772н «Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем».

Обратите внимание: с 1 января 2023 года изменились требования к содержанию инструкций. О новом порядке разработки читайте в нашем гайде.

Для проведения вводного инструктажа инструкция необязательна — его можно проводить по наглядным пособиям, таким как брошюры, методички, видео и т.д. Вспомогательные материалы выбирает сам инструктирующий.

4. Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного и повторных инструктажей на рабочем месте,
5. Перечень профессий, работников и видов работ, на которые требуется разработка инструкций по охране труда в организации.

   Формат ведения перечней документа не регламентирован — может быть как перечисление, так и в табличном виде.

6. Документ, подтверждающий прохождение вводного инструктажа по охране труда.

   С 1 сентября 2022 года закон не указывает, какой это конкретно вид документа — это может быть журнал или лист регистрации, также не регламентировано, как называть такой документ и сколько сотрудников может быть зафиксировано на одном листе. Постановлением регламентировано только то, какая информация должна быть указана в документе. Прикладываем образец листа регистрации вводного инструктажа.

   Информация о том, в каком виде ведется такой документ, фиксируется в положении о СУОТ.

   Вводный инструктаж проводится не позднее дня приема на работу.

7. Документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда на рабочем месте.

   Аналогично вводному инструктажу регламентируется только информация, которая должна отображаться в данном документе. Прикладываем пример листа регистрации инструктажа по ОТ на рабочем месте.

   От инструктажа на рабочем месте можно освободить офисных сотрудников, которые работают только с оргтехникой или опасности на их рабочем месте связаны с оргтехникой, а класс условий труда у них — оптимальный или допустимый.

8. Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного и повторных инструктажей на рабочем месте.
9. Перечень профессий работников и видов работ, на которые требуется разработка инструкций по охране труда в организации.

   Формат ведения перечней под пунктами 8 и 9 не регламентирован — может быть оформлено как перечисление, так и в табличном виде.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится в день приема на работу, повторный — не реже одного раза в 6 месяцев, а при выполнении работ, к которым предъявляются дополнительные требования — раз в 3 месяца. Внеплановый и целевой инструктаж проводятся в случаях, указанных в постановлении Правительства от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда», причем при проведении внепланового инструктажа необходимо издавать приказ или иной локальный нормативный акт.

Обучение по охране труда

В обучение по охране труда входит:

• обучение по первой помощи;
• обучение по применению СИЗ;
• обучение требованиям охраны труда по трем программам в зависимости от категории работников: по общим вопросам ОТ и функционированию системы управления охраной труда (далее — программа А), безопасным приемам и методам выполнения работ при воздействии опасных производственных факторов (далее — программа Б), безопасным приемам и методам выполнения работ повышенной опасности (далее — программа В).

Все процессы данного обучения должны быть описаны в положении о СУОТ. Также руководитель организации обязан организовать разработку следующих документов:

1. Приказ о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда.
2. Программы по каждому виду обучения.

   Для каждой программы законом регламентировано свое время обучения. На обучение по первой помощи отводится 8 часов, причем 50% — это практика. На обучение по применению СИЗ точно время законом не регламентировано, но указано, 50% от времени обучения — практика. Время на обучение по программе А — 16 часов, практика не предусмотрена, программы Б и В — по 16 часов обучения на каждую, причем по 25% от каждой программы составляет составляет практика.

   Можно объединить программы А, Б и В, но необходимо учесть, что практические занятия должны составлять не менее 50% от времени всего обучения.

3. Перечень профессий и должностей работников, ответственных за организацию работ повышенной опасности, подлежащих обучению требованиям охраны труда по программе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ повышенной опасности.
4. Перечень профессий и должностей работников, обучающихся по программе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков.
5. Перечень профессий и должностей работников, обучающихся по программе оказания первой помощи пострадавшим.
6. Перечень работ повышенной опасности.
7. Перечень средств индивидуальной защиты, применение которых требует практических навыков в организации.
8. Протоколы проверки знаний требований охраны труда. Постановлением их форма не регламентирована, только содержание. В одном протоколе указывается одна программа, по которой проходили обучение работники. Прикладываем образец протокола проверки знаний.
9. Договор с учебным центром, который имеет лицензию на проведение обучений по охране труда.
10. Для обучений, проведенных до 1 сентября 2022 года, должны быть удостоверения проверки знаний требований охраны труда. После этой даты необходимость ведения данного документа определяется организацией самостоятельно в ее положении о СУОТ.

В организации должно быть оборудовано место для проведения обучения по охране труда: минимум 1 компьютер на 100 человек, тренажеры для проведения практического обучения, для прохождения теоретического обучения материал должен быть предоставлен в свободном доступе — это может быть реализовано в виде методички, доступа к законодательной базе, системы дистанционного обучения, плакатов, брошюр и т.д.

Обучение проводится в течение 60 календарных дней при приеме/переводе сотрудника.

Подробнее о том, как организовать обучение по охране труда, читайте в нашем гайде.

Стажировки

Процесс проведения стажировки обязательно должен быть описан в положении по СУОТ. Необходимые документы:

1. Локальный нормативный акт (приказ, перечень и т.д.) о назначении ответственного за проведение стажировки по охране труда.
2. Перечень профессий (должностей) работников, проходящих стажировку по охране труда.
3. Программа проведения стажировки.
4. Документ, подтверждающий прохождение стажировки.

   Этот документ составляется после прохождения инструктажей по охране труда, а также обучения требованиям охраны труда по программам А, Б и В. Форма и название данного документа постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» не регламентировано — главное, чтобы в нем обязательно была указана информация, приведенная здесь.

СОУТ

Организация не проводит специальную оценку условий труда (СОУТ) самостоятельно, т.к. для этого нужно специальное измерительное оборудование и аттестация на проведение процедуры. Для этого привлекается сторонняя организация. Мероприятие регламентирует Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Документы, которые должны быть у работодателя:

1. Договор на проведение СОУТ с внешней организацией, имеющей необходимую аккредитацию.
2. Приказ о назначении комиссии по проведению СОУТ.
3. График проведения СОУТ.
4. Перечень рабочих мест, подлежащих проведению СОУТ.
5. Результаты СОУТ от внешней организации.
6. Документ, свидетельствующий ознакомление работника с результатами СОУТ.

Ознакомить работников можно как в самих картах СОУТ, так и сделать отдельный лист ознакомления. Форма такого листа не регламентирована, прикладываем образец листа ознакомления с СОУТ.

При проверке документов нужно обязательно обратить внимание на то, что СОУТ проведена на все рабочие места с учетом аналогичных рабочих мест, а также что каждый работник ознакомлен с результатами СОУТ.

Оценка рисков

Данная процедура стала обязательной для всех работодателей с 1 марта 2022 года. Тем не менее, форма отчетности по ней законом не регламентирована — есть только рекомендованные методики проведения оценки рисков (приказ Минтруда РФ от 28 декабря 2021 года № 926 «Об утверждении Рекомендаций по выбору методов оценки уровней профессиональных рисков и по снижению уровней таких рисков»). Работодатель выбирает любую из них и проводит мероприятие по ней, либо разрабатывает свою собственную, либо обращается в аутсорсинговую компанию. В любом случае выбранная методика указывается в положении о СУОТ.

Законом не регламентировано, кто конкретно проводит оценку рисков — это может быть руководитель подразделения, специалист по охране труда либо внешняя организация. С отчетом о результатах оценки рисков необходимо ознакомить всех сотрудников: для этого в отчете делается лист ознакомления, где работники указывают свое имя и подпись.

Медосмотры

Проведение медицинских осмотров регламентируется приказом Минздрава от 28 января 2021 г. № 29н «Об утверждении порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 трудового кодекса российской федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры» (далее — Приказ).

Для организации медицинских осмотров (МО) в организации должны быть следующие документы:

1. Списки лиц, подлежащих предварительным (при поступлении на работу) и периодическим (в течение трудовой деятельности) медицинским осмотрам в соответствии с Приказом.
2. Поименные списки работников, подлежащих периодическому медицинскому осмотру в соответствии с Приказом.
3. Календарный план для периодических осмотров;
4. Документы, подтверждающие учет выдачи направлений. Форма и содержание документа не регламентированы законом — это может быть журнал, расписка, таблица и т.д., в Приказе указана только обязательно его наличия. Прикладываем образец расписки на МО.
5. Направление на медицинский осмотр выдается работнику на руки, он относит в его медицинскую организацию, хранить направления в организации не нужно. Прикладываем пример направления на МО.
6. Договор с медицинской организацией, которая имеет лицензию на проведение медосмотра. Обратите внимание, что должно быть указано в лицензии.
7. На каждого работника, который проходил МО, нужно проверить наличие медицинского заключения. Если это периодический осмотр, помимо заключений медицинской организацией должен быть составлен заключительный акт. Прикладываем пример медицинского заключения.

Психиатрическое освидетельствование

Процесс проведения психиатрического освидетельствования (ПО) должен быть описан в положении о СУОТ, там же назначается ответственный за его проведение. В организации должны быть разработаны следующие документы:

1. Локальный нормативный акт: приказ, распоряжение и т.д. руководителя организации о проведении ПО.
2. Перечень должностей, работникам которых необходимо проводить ПО.

   Законом наличие такого документа не регламентировано, но его создают, чтобы ориентироваться, кому по какому виду деятельности проводить данное мероприятие;

3. Направления на психиатрическое освидетельствование разрабатываются в организации и выдаются на руки сотрудникам, но храниться не должны. Форма направления законом не регламентирована, но что должно в нем содержаться — указано в образце.
4. Документы, подтверждающие учет выдачи направлений.

   Форма и содержание документа законом не регламентированы — это может быть журнал, расписка, таблица и т.д. Приводим пример расписки ПО.

5. Заключение по ПО.

   По результату ПО врачебная комиссия выдает заключение. Прикладываем образец заключения по ПО.

6. Договор с медицинской организацией, у которой есть лицензия на проведение ПО и комиссия для этого. Прикладываем образец лицензии на МО и ПО.

Подробнее о том, как организовать психиатрическое освидетельствование, читайте в нашем гайде.

Выдача СИЗ и СиОС

В положении о СУОТ необходимо описать процесс выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) и смывающих и обезвреживающих средств (СиОС) в организации.

Нормативные документы, регламентирующие данные мероприятия:

• приказ Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н «Об утверждении межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты»;
• приказ Минздравсоцразвития от 17.12.2010 № 1122н «Об утверждении типовых норм бесплатной выдачи работникам смывающих и (или) обезвреживающих средств и стандарта безопасности труда «обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами».

Документы, которые необходимы для организации процесса:

1. Локальный нормативный акт (приказ, распоряжение и т.д.), в котором руководитель организации назначает ответственных за выдачу, приемку и уход за СИЗ и СиОС.
2. Нормы выдачи СИЗ и СиОС.

   Разрабатываются в соответствие с типовыми нормами выдачи СИЗ. При их разработке нужно обращаться сначала к типовым нормам по отрасли организации, если таких норм нет или в них нет необходимой должности — к сквозным нормам (для всех видов экономической деятельности). При подборе нужно обращать внимание не только на профессию, но и на выполняемые работы.

   Одежда должна быть сертифицирована или декларирована в соответствие с Техническим регламентом Таможенного союза ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты». Приводим пример декларации о соответствии.

   С 1 сентября 2023 года начинает действовать новый приказ Минтруда РФ от 29.10.2021 № 766н «Об утверждении правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами», который заменяет действующие типовые нормы выдачи СИЗ на межотраслевые и обязывает работодателей при выдаче СИЗ руководствоваться не строгими нормами, а результатами оценки рисков. До 31 декабря 2024 года объявлен переходный период, в течение которого можно будет использовать и старые типовые нормы, и новые межотраслевые, но с 2025 года все будут обязаны работать по межотраслевым нормам.

   Подробнее о различии типовых и межотраслевых норм выдачи и новом риск-ориентированном подходе читайте в нашей статье.

3. Личные карточки выдачи СИЗ и СиОС.

   Личные карточки разрабатываются на основании норм выдачи, для СИЗ выдаются ежегодно, для СиОС — ежемесячно. Карточки должны быть двухсторонними. Прикладываем примеры личной карточки выдачи СИЗ и СиОС.

4. Договор с химчисткой.

   По закону работодатель обязан организовать уход за СИЗ — стирку, глажку, обеззараживание, обеспыливание, ремонт и т.д. Чаще всего для этого заключается договор с химчисткой.

Электробезопасность

Меры по части электробезопасности (ЭБ) должны быть прописаны в СУОТ. Законодательные акты, регламентирующие меры по электробезопасности:

• приказ Минтруда РФ от 15.12.2020 № 903н «Об утверждении Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок»;
• II глава приказа Минэнерго РФ от 12.08.2022 № 811 «Об утверждении правил технической эксплуатации электроустановок потребителей электрической энергии»

Также в организации обязательно должны быть разработаны следующие документы:

1. Перечень сотрудников на I группу по ЭБ.
2. Перечень сотрудников, которым необходимо присвоение группы по ЭБ.
3. Локальный нормативный акт (приказ, распоряжение и т.д.) о назначении ответственного за проведение инструктажа на I группу по ЭБ.

   Такому ответственному должна быть присвоена группа по ЭБ не ниже III (электротехнический персонал), либо это должен быть специалист по охране труда с IV группой, выступающий в качестве инспектирующего персонала. Вид персонала указывается в удостоверении и протоколе обучения на соответствующую группу.

4. Журнал учета инструктажей на I группу. Закон регламентирует содержание информации в этом журнале, но конкретную форму журнала не устанавливает. Прикладываем пример журнала учета инструктажей на I группу по ЭБ.
5. Удостоверения и протоколы/журналы по ЭБ у сотрудников.

   Необходимо проверить, есть ли у сотрудников, которым это необходимо, соответствующие группы по ЭБ, протоколы и журналы.

6. Приказ руководителя о назначении ответственного за электрохозяйство и его заместителя.

   Ответственный и его заместитель должны быть из административно-технического персонала с группой

   • не ниже IV, если в организации есть электроустановки напряжением до 1000 В;
   • не ниже V, если есть электроустановки напряжением свыше 1000 В.

Несчастные случаи и микротравмы

В положении о СУОТ должны быть прописаны действия при произошедшем несчастном случае (НС) и микротравме. Если немного обобщить, то несчастный случай — происшествие, повлекшее за собой потерю трудоспособности, микротравма — происшествие без потери трудоспособности.

Порядок и необходимые документы для расследования несчастных случаев приведены в приказе Минтруда РФ от 20.04.2022 № 223н «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» (далее — Приказ).

Если на предприятии ранее были несчастные случаи, в результате их расследования в организации должны храниться следующие документы:

1. Журнал регистрации несчастных случаев.

   Журнал заполняется при возникновении несчастного случая. Его форма установлена Приказом, прикладываем версию для скачивания.

2. Приказы комиссии о расследовании НС (на каждый НС — отдельный приказ).
3. Документы по формам, установленным Приказом (приведены и доступны для скачивания в приложениях к Приказу): акт Н-1, извещение по форме 1 о групповом, тяжелом или смертельном НС, акт по форме 4 об НС на производстве, акт по форме 5 о расследовании группового НС, акт по форме 6 о расследовании смертельного НС.
4. Расписки в получении акта Н-1 (форма приведена в Приказе).
5. Протоколы опроса пострадавшего, должностного лица и очевидцев (если такие действия были произведены во время расследования НС).
6. Протокол осмотра места происшествия.
7. Медицинские заключения и справки из медицинских организаций.
8. Разъяснения прав пострадавшего.
9. Сообщения о несчастных случаях.

Для организации расследования микротравм нужны следующие документы:

1. Приказ руководителя организации о назначении уполномоченного на расследование микротравм.
2. Справка о рассмотрении причин и обстоятельств, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника — если микротравмы были в организации ранее.
3. Журнал учета микроповреждений (микротравм) работников.

Формы справки и журнала регламентированы приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 632н от 15.09.2021 г. «Об утверждении рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников».

Подробнее о расследовании несчастных случаев на производстве читайте в нашем гайде, а о расследовании, учете и анализе микротравм — в статье.

Что делать при утере или отсутствии документов

Если при аудите обнаружилось, что каких-то документов не хватает, нужно создать акт об утере документов и создать недостающий документ от настоящей даты. В акте отражается, какие документы восстановлены и с какой даты. Прикладываем пример акта об утере документов.

Тем не менее, нужно иметь в виду, что даже если удастся восстановить все документы и будет оформлен акт, все равно сохраняется риск получения штрафа за отсутствие того или иного мероприятия по охране труда. Для того, чтобы убедиться в полной комплектации документов и их надлежащем состоянии, можно поступить по одному из двух вариантов:

1. Заказать профилактический визит государственной инспекции труда (ГИТ) — бесплатная процедура, но она не освобождает от риска получения штрафа в дальнейшем при проведении плановой или внеплановой проверки инспекции.
2. Привлечь стороннюю организацию — платная процедура, специалисты проведут аудит документации, проконсультируют по вопросам и могут помочь в восстановлении и дальнейшем ведении документов по охране труда.