Подстроиться под пандемию и сохранить работу. Опыт ИКЕА

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Первая реакция на COVID-19

Мониторинг ситуации вокруг коронавируса в компании начали еще в январе 2020 года, за несколько месяцев до официального локдауна в России. Как на глобальном уровне, так и внутри страны прорабатывались разные сценарии развития событий. Данные основывались на оценке рисков, и под каждый сценарий разрабатывались планы действий. Это позволило ИКЕА гибко и адаптивно реагировать на изменения, которые происходили тогда и происходят по сей день.

Компания во всех процессах придерживается строгих мер по соблюдению требований законодательства, что позволило, благодаря мониторингу при появлении новых правил и ограничений на государственном уровне, тут же их прорабатывать и внедрять во всех подразделения. Мониторинг изменений продолжается и сейчас.

Сразу после официального начала пандемии в подразделениях ИКЕА, а это и торговые центры МЕГА, магазины ИКЕА с их дизайн-студиями, дистрибьюторские центры и Центры поддержки клиентов - были организованы кризисные команды. Команды формировались по единому принципу представительства руководителей уровня директор или управляющий и функциональных менеджеров (по управлению рисками, по операционным процессам, по управлению персоналом).

На глобальном уровне были разработаны рекомендации по предотвращению распространения COVID-19, в частности, поддержание минимум четырехнедельного запаса масок, перчаток и антисептика. В феврале 2020-го ввели запрет на командировки, кроме критически необходимых для бизнеса.

Шаг за шагом к безопасности сотрудников

В первые дни пандемии, когда возник дефицит масок, антисептика и перчаток, в компании создали кросс-функциональную команду, которая занялась решением этого вопроса на уровне страны. Команда менеджеров страны, в свою очередь, приоритезировала закупку средств индивидуальной защиты. В результате группа справилась с поставленной задачей:

• Был сформирован четырехнедельный запас масок, перчаток и антисептика во всех подразделениях компании;
• Закуплены облучатели воздуха и дозаторы;
• Налажена работа внутри команды таким образом, что вышеперечисленные меры функционировали бесперебойно.

Одной из ценностей ИКЕА является забота о людях и планете. Поэтому, руководствуясь нашими ценностями и прислушиваясь к мнению сотрудников, помимо закупки одноразовых масок сотрудникам предоставлялись, тканевые многоразовые маски, которые позволяют снизить негативное влияние на окружающую среду.

Главная цель — сохранить рабочие места

С конца марта 2020 торговые центры МЕГА и магазины ИКЕА в России были закрыты для покупателей. Продажи перешли в онлайн формат с возможностью бесконтактной доставки или самовывоза из магазина. Все офисы компании перешли на удалённый режим работы. Основные задачи – это здоровье и безопасность сотрудников и эффективная работа в новых условиях, в том числе, в непересекающихся сменах с соблюдением всех мер безопасности.

Работа офисов перешла в удаленный формат. Работники могли, при необходимости, воспользоваться оборудованием (мониторы, гарнитуры) и офисной мебелью для организации рабочего места в домашних условиях. На сегодняшний день в целях безопасности мы сохраняем максимальное 20% наполнение наших офисов.

Мы приложили все усилия, чтобы сохранить рабочие места сотрудников, особое внимание уделяя решениям для удалённой работы и удаленного обучения. В изменившихся условиях многие сотрудники освоили новый функционал по формированию заказов, удаленным продажам и поддержке покупателей. В результате удалось избежать непопулярных решений в кадровой сфере на протяжении всего периода пандемии.

Несмотря на то, что ситуация с развитием пандемии оставалась непредсказуемой, если сравнивать обстоятельства полтора года назад и сейчас, мы можем с уверенностью сказать: теперь мы лучше подготовлены. Переход на удаленные форматы работы не снизил нашей эффективности, а по отзывам сотрудников стал новым удобным форматом, который мы хотели бы закрепить в практике как гибридный формат работы, когда часть дней сотрудник работает из дома, а часть из офиса.

Как сотрудников «приучали» к масочному режиму

В данном случае «приучали» является не совсем корректным словом – в установлении культуры и организации масочного режима мы обеспечивали сотрудников всем необходимым, а именно информацией о важности ношения масок и средств индивидуальной защиты, поддержкой со стороны менеджеров и руководителей, а также самими масками. Информационная составляющая сыграла очень большую роль – мы проводили и продолжаем проводить регулярную разъяснительную работу о необходимости соблюдать требования масочного режима, организованную посредствам онлайн встреч, семинаров, наглядных коммуникаций, информационных рассылок и аудисообщений, которые транслировались на рабочих местах.

Во многом помогала и наша корпоративная культура и дух единства, когда сотрудники сами выступали наглядным примером, делали замечания друг другу, заботились о членах команды и о покупателях, несмотря на то, что в каждом подразделении были утверждены локальные нормативные акты о масочном режиме, с которыми сотрудники были ознакомлены. Применение правил масочного режима, как и социального дистанцирования, измерения температуры, использования антисептика, было и продолжает оставаться единым для всех сотрудников, вне зависимости от состояния здоровья, наличия антител или факта вакцинации. Благодаря нашим сотрудникам, мы получили большой опыт и имеем более глубокое понимание ситуации и наших возможностей, мы стали сильнее и мудрее и как личности, и как профессионалы.

Из других мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции можно отметить переход на работу в непересекающихся сменах, ограничения на командировки и перемещения сотрудников между подразделениями и офф-лайн встречи команд – все, чтобы минимизировать риск распространения вируса среди сотрудников. Ситуация с развитием пандемии остается непредсказуемой и поэтому мы сохраняем действие большинства введенных ограничений по настоящее время. С определенной периодичностью команда менеджеров страны анализирует текущую ситуацию и перспективы ее развития. На основании этого анализа принимаются решения об отмене, изменении или введении новых мер.

Как говорил основатель ИКЕА Ингвар Кампрад: «Кризис меняет нас к лучшему». В эти непростые времена важно объединять усилия разных подразделений компании и заботиться о главном — о сотрудниках, и ключевую роль в этом процессе играют специалисты и руководители в сфере охраны труда и их экспертиза.